Begin 2021 zullen we met Het Balanske overschakelen naar een online reservatie- en inschrijvingssysteem voor onze activiteiten. Zowel gezinnen als begeleiders van groepen (voorzieningen, scholen, organisaties) zullen zich vooraf eerst moeten (pre)registreren.

Zo zal je als gezin jezelf of je kind voor alle activiteiten uit ons vrijetijdsaanbod online kunnen inschrijven: van een jaarinschrijving voor bv. het muziekatelier of Leren Spelen, tot één of meerdere activiteiten van bv. Studio Brus of de volwassenwerking Club SOS of Move, enzovoorts. Ook voor onze snoezel en watersnoezel zal je meteen de vrije momenten kunnen bekijken en jouw voorkeursdata reserveren. Alleen voor de speelpleinwerking, de gezinsvakanties en het krokuskamp zal je niet rechtstreeks kunnen inschrijven. Dit gebeurt nog via een invulformulier waarna de coördinator de puzzel legt. Je krijgt dan nadien een bericht van de coördinator.

Voordelen van een online reservatietool, voor de gezinnen:

• Bij elke dienst krijg je een overzicht van de activiteiten. Je kan per dienst rechtstreeks inschrijven voor elke activiteit.
• Je kan jouw agenda meteen afstemmen op de vrije (water)snoezelmomenten en het moment kiezen dat jou het beste past, zonder verder contact op te moeten nemen met ons.
• Je wordt op de hoogte gehouden over de komende activiteiten, van zodra deze gekend zijn.
• In je dashboard zie je een overzicht van alle inschrijvingen en reservaties.
• Na de reservatie krijg je automatisch een bevestiging en vraag tot betaling via mail toegestuurd.

Groepen zullen zich online kunnen inschrijven voor de snoezel en watersnoezel.
Voordelen van een online reservatietool, voor de begeleiders van groepen:

• Je zal tijdens het proces de beschikbaarheid van de snoezel/watersnoezel in een oogopslag kunnen zien.
  
• Je kan vooraf alle mogelijke deelnemers in de tool registreren. Op het moment van reservatie vink je aan welke personen die dag zullen deelnemen.
• Na reservatie krijg je automatisch een bevestiging. De betaling gebeurt nadien.

Preregistreer voor 30 september

Vooraleer we het reservatiesysteem in gebruik kunnen nemen, moeten we alle gebruikers registreren, met de nodige persoonsgegevens, alsook de persoonsgegevens van de deelnemers.

Ben je van plan om met twee personen binnen hetzelfde gezin in deze tool inschrijvingen te volbrengen, deel dan deze login best met je partner/familielid. Een registratie dubbel voltooien, hoeft zeker niet.

Bestaat jouw organisatie uit twee of meer groepen en dienen deze apart een onkostennota te ontvangen, dan dien je voor alle groepen een login aan te maken.
Zo zijn jouw gegevens voor de toekomst meteen bewaard, en kan je effectief voor de (water)snoezel reserveren en onkostennota’s ontvangen.Jouw gegevens worden louter gebruikt voor interne doeleinden.

Mogen wij je vragen om alvast deze preregistratie te willen voltooien via deze link, vóór 30 september. Wij vragen om in te vullen:

- jouw naam en voornaam
- naam voorziening/school/organisatie en naam van de groep die je begeleidt (alleen door begeleiders of leerkrachten van groepen in te vullen)
- email
- telefoon

Indien je problemen ondervindt om de registratie te voltooien, vragen we je contact op te nemen met Het Balanske: 016 63 90 21 of via mail.

Persoonlijke login

Na deze preregistratie krijg je niet meteen, maar vlak voor de eigenlijke registratie, een persoonlijke login bezorgd op het door jouw opgegeven mailadres. Met deze persoonlijke login kan je dan de gegevens van deelnemers (kinderen/familieleden) invullen, je account beheren en vanaf januari 2021 aan de slag gaan online om een activiteit te reserveren.

Vooraleer we officieel van start gaan, krijg je een handleiding om het online reservatie- en inschrijvingssysteem op een handige manier te leren kennen.
Bij vragen of onduidelijkheid kan je uiteraard contact met ons opnemen.

Start activiteitenjaar

Voor het activiteitenjaar dat in september 2020 opstart, zullen gezinnen via de gekende wijze (mailtje naar de coördinator) nog kunnen inschrijven. Pas vanaf januari 2021 zal je een reservatie voor het voorjaar 2021 - en dus ook verder in de toekomst - via de reservatietool kunnen voltooien.

Voor het snoezeljaar dat in september 2020 opstart, kregen organisaties de vraag overgemaakt om de voorkeursdata voor het komende schooljaar (2020-2021) door te geven. Deze reservaties worden voor het hele schooljaar (tot juni 2021) doorgevoerd. Wil je als begeleider/leerkracht in januari 2021 een extra reservatie aanvragen, dan kan dat meteen via het nieuwe online systeem.

We hopen jullie van een gebruiksvriendelijk systeem te voorzien en houden je op de hoogte.